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Resumo do guia
- As fichas técnicas de cada prato — ingredientes, gramagens, custo por dose — permitem planear as encomendas com precisão e controlar as margens.
- O inventário deve ser efetuado preferencialmente todas as semanas, com o apoio de um software de gestão de stocks (Koust, Easilys, Melba, etc.).
- Uma tabela de controlo anual permite analisar as necessidades mês a mês e fazer previsões logísticas mais pertinentes.
- Toda a equipa — e não apenas o chefe de cozinha — deve ser formada e responsabilizada na gestão dos stocks.
- Negociar preços e condições com os fornecedores e verificar cada entrega são práticas essenciais para proteger a rentabilidade do negócio.
Tabela de conteúdos
Uma boa gestão dos stocks e da cadeia de abastecimento do seu restaurante é essencial para limitar o desperdício alimentar e otimizar os seus custos e margens. Mas quais são as melhores práticas a ter em conta? A CoverManager revela-lhe todos os conselhos necessários para gerir as entregas, as relações com os fornecedores e os stocks do seu restaurante.
Como fazer uma boa gestão dos stocks do seu restaurante?
No setor da restauração, os custos relacionados com a alimentação são uma das maiores rubricas de despesa. Uma boa gestão dos stocks e dos fornecimentos pode, por conseguinte, ajudá-lo a aumentar consideravelmente a rentabilidade da sua empresa de restauração.
Um controle rigoroso dos seus stocks alimentares é também essencial para:
- Racionalizar a aquisição de matérias-primas;
- Otimizar os custos de produção e reduzir consideravelmente as perdas financeiras causadas pelo desperdício;
- Reduzir os riscos relacionados com a higiene e segurança alimentar devidos à deterioração dos alimentos perecíveis;
- Reduzir as fontes de stress ligadas à escassez de stocks, a fornecimentos insuficientes ou à falta de organização no controle dos stocks do restaurante.
Eis alguns conselhos sobre como fazer uma boa gestão dos stocks do seu restaurante:
- Elabore fichas técnicas para cada prato
- Efetue inventários de stock rigorosos
- Atualize uma tabela de controle anual
- Responsabilize e forme as suas equipas
- Não faça entregas com muita frequência
Elabore fichas técnicas para cada prato
Para evitar sobrestimar ou subestimar as suas necessidades reais de matérias-primas, as fichas técnicas de cozinha são ferramentas indispensáveis. Permitem-lhe fazer uma boa gestão dos stocks do seu restaurante e conhecer o custo de produção de cada prato.
A ficha técnica deve incluir as seguintes informações:
- O nome do prato e o autor;
- A descrição do prato e fases de preparação;
- O peso de uma dose;
- O tempo necessário para preparar o prato;
- A lista de ingredientes e a gramagem necessária para cada ingrediente;
- O preço de venda do prato;
- O preço de custo do prato.
As fichas técnicas são documentos muito úteis para ter uma ideia clara da rentabilidade de um prato, calcular a sua margem e planear com precisão as suas encomendas de reabastecimento. Esta ficha pode igualmente ser utilizada para fornecer instruções técnicas às equipas na cozinha.
Efetue inventários de stock rigorosos
O inventário dos stocks do seu restaurante deve ser efetuado com alguma regularidade. Alguns restauradores efetuam um inventário físico mensal, mas é preferível verificar os níveis de stock semanalmente. O objetivo é contabilizar cada produto em stock.
Para poupar tempo e evitar erros, recomendamos a utilização de um software de gestão de stocks como Koust, Easilys, Yokitup, Melba, Inpulse, etc.
O inventário dos stocks deve permitir identificar:
- o estado atual dos stocks (tipo e quantidade de produtos disponíveis);
- os movimentos de stock (quantidade de produtos utilizados diariamente);
- a utilização dos stocks (o período necessário para vender um produto em stock);
- a variação de inventário (a diferença entre o custo de venda de um produto e o custo de utilização do produto).
O inventário permite também identificar eventuais falhas ou incoerências (erro do pessoal, roubo, prato oferecido a um cliente insatisfeito, produto derramado, perdido, etc.).
Apresentamos algumas das melhores práticas a implementar para efetuar um inventário de stock alimentar:
- Organize as áreas de armazenamento por categoria de alimentos e data de validade e rotule os seus produtos;
- Designe uma equipa responsável pelo inventário dos stocks e receção das encomendas dos produtos entregues;
- Seja regular: efetue o inventário nos mesmos dias e às mesmas horas;
- Crie uma ficha de registo dos stocks para controlar as quantidades vendidas, utilizadas, desperdiçadas, perdidas e as despesas;
- Acompanhe as vendas numa base diária, faça uma boa gestão do fluxo de caixa e reabasteça o stock em conformidade.
Atualize uma tabela de controle anual
Para otimizar melhor a gestão dos stocks de um ano para o outro, muitos restauradores atualizam uma tabela de controle anual. Permite melhorar a rastreabilidade das mercadorias, analisar as necessidades mês a mês, e efetuar previsões logísticas mais pertinentes. Esta tabela deve indicar, nomeadamente, os produtos utilizados em função do número de lugares servidos. Trata-se de uma ferramenta muito útil para otimizar a gestão do seu restaurante de um ano para o outro e controlar a rotação dos stocks.
Responsabilize e forme as suas equipas
Muitas vezes, a gestão do stock do restaurante é da responsabilidade exclusiva do chefe de cozinha. Embora este último deva supervisionar esta tarefa, continua a ser essencial formar o pessoal para uma boa gestão dos stocks e sensibilizar as suas equipas para a importância desta tarefa.
De facto, a otimização dos stocks é da responsabilidade de toda a equipa (chefe de cozinha, ajudante de cozinha, barman, sommelier, etc.). Também é importante ter uma boa gestão do seu pessoal e assegurar uma comunicação fluida e imediata entre as equipas da cozinha e de sala, para que os empregados sejam rapidamente informados da mais pequena alteração na cadeia de abastecimento (produto indisponível ou estragado, prato derramado, substituído, etc.).
Não receba entregas com muita frequência
A chegada de produtos todos os dias é muito contraproducente. Não só consome muito tempo (fazer encomendas, receber produtos, armazenar matérias-primas, atualizar o software de gestão, etc.). Além disso, entregas demasiado frequentes também dificultam o controle dos stocks do restaurante e aumentam o risco de perda de alimentos no caso dos produtos perecíveis.
Como gerir as relações com os fornecedores do seu restaurante?
Uma boa gestão do restaurante e dos níveis de stocks implica também uma boa gestão das relações com os fornecedores. Eis alguns conselhos:
Escolha os fornecedores certos
Escolher os parceiros comerciais certos é uma condição prévia para garantir a sustentabilidade da sua empresa, a qualidade dos seus pratos, uma boa gestão de stocks do seu restaurante e preços e condições de entrega justos.
Ao escolher os seus fornecedores, tenha em conta:
- A relação qualidade-preço;
- Os prazos de entrega;
- As certificações e rótulos (biológico, local...) em função das normas de qualidade e do posicionamento do seu restaurante;
- A localização do armazém;
- Os termos e condições de compra, de reabastecimento, as modalidades de pagamento e as condições de entrega;
- A reputação do prestador de serviços, as opiniões dos clientes, etc.
Negoceie os preços de entrega
Não hesite em negociar as tarifas praticadas pelos fornecedores e tirar partido da concorrência. Especialmente se estiver a comprometer-se com contratos de longo prazo ou encomendas de grande volume.
Isto permitir-lhe-á aumentar a sua margem bruta e melhorar a rentabilidade do seu negócio de restauração. Pode também negociar condições de entrega, modalidades de pagamento, prazos de pagamento, etc.
Mantenha relações harmoniosas com os seus fornecedores
Os seus fornecedores desempenham um papel fundamental no sucesso do seu negócio de restauração. Certifique-se de que mantém uma relação cordial e profissional com eles e que dedica tempo a criar uma relação de confiança. Por último, certifique-se de pagar as suas faturas nos prazos previstos.
Controle as mercadorias recebidas e verifique as faturas
Para evitar erros de entrega que possam prejudicar o stock do seu restaurante, lembre-se de verificar para cada encomenda:
- o conteúdo da fatura e ordens de compra dos seus fornecedores;
- o preço;
- as quantidades indicadas e a natureza de cada artigo entregue.
Deve também reavaliar regularmente os seus fornecedores e os respetivos preços praticados para verificar se não existem ofertas mais competitivas ou um serviço de melhor qualidade.
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