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Resumo do guia
- O primeiro passo é listar todas as tarefas diárias e estimar o tempo necessário para cada uma antes de elaborar os horários.
- As fichas descritivas de funções — com tarefas, condições de trabalho e requisitos — são indispensáveis para cada posto do restaurante.
- Os horários rotativos garantem a equidade entre os trabalhadores e oferecem flexibilidade para fazer face a imprevistos.
- A legislação laboral impõe 8 horas por dia e 40 horas por semana, com um máximo de 10 horas incluindo horas extras, e um intervalo de 1 a 2 horas após 5 horas de trabalho.
- Softwares de planeamento como Skello, Netresto ou Combo poupam tempo e facilitam a gestão de substituições e pedidos de férias.
Tabela de conteúdos
No setor da restauração, uma organização minuciosa é imprescindível para garantir uma coordenação ótima das equipas, gerir a rotação do pessoal e fazer face às flutuações da atividade. Um dos passos fundamentais para o bom funcionamento de um restaurante é a criação e gestão dos horários do pessoal.
Eis um resumo rápido dos passos a seguir para um bom planeamento do seu restaurante:
- Fazer uma lista de todas as tarefas a realizar
- Determinar as necessidades de pessoal
- Elaborar fichas descritivas de funções
- Criar e gerir os horários de forma otimizada
- Encontrar um software para gerir os seus planeamentos
1 - Fazer uma lista de todas as tarefas a realizar
Para criar os planeamentos do pessoal, o primeiro passo é elaborar uma lista das tarefas a realizar diariamente.
Aqui está uma lista não exaustiva das funções e tarefas a realizar na gestão de um restaurante:
- Limpeza e manutenção da cozinha e da sala (chão, mobiliário, fogões, bancadas...);
- Lavandaria;
- Gestão das reservas e atendimento aos clientes;
- Receber encomendas;
- "Mise en place" (preparação);
- Serviço na sala;
- Gestão dos recebimentos;
- Preparação de pratos na cozinha;
- Gestão do bar, se for caso disso;
- Receber e descarregar as entregas;
- Gestão de stocks e inventário.
Depois, calcule o tempo a atribuir, por dia, a cada uma destas tarefas.
Desta forma, terá a certeza de cobrir as necessidades reais e sem subestimar ou sobrestimar a necessidade de mão de obra.
2 - Determinar as necessidades de pessoal
Pode agora definir as suas necessidades de pessoal, com base no tempo necessário para cada função, e o tipo de contrato de trabalho para cada pessoa (pessoal efetivo, temporário, extra, sazonal...). Isso também irá depender da capacidade de receção do seu estabelecimento e dos períodos de maior afluência (a afluência pode variar entre a hora do almoço e do jantar; dias de semana e fins-de-semana; férias escolares...).
Para além do pessoal efetivo, pense também em ter uma lista de prestadores de serviços suplementares a quem possa recorrer para fazer face à rotação do pessoal e para assegurar substituições pontuais de emergência (por exemplo, em caso de pico de atividade inesperado ou na ausência de um chefe de cozinha, chefe de sala ou empregado de mesa...).
3 - Elaborar fichas descritivas de funções
Para cada função, deve ser elaborada uma ficha descritiva de funções clara e concisa, de modo a que cada membro do pessoal saiba exatamente o que tem de fazer.
Estas descrições de funções devem mencionar, nomeadamente: o título da função (por exemplo, empregado de mesa); a tarefa principal (por exemplo, serviço na sala); as atividades associadas à função (limpeza e manutenção do restaurante, preparação das mesas, entrega dos menus, receção de encomendas...); as condições de trabalho; eventuais requisitos da função.
4 - Criar e gerir os planeamentos de forma otimizada
No setor da restauração, as equipas trabalham geralmente por turnos que variam de uma semana para a outra. Estes planeamentos rotativos permitem assegurar a equidade das condições de trabalho entre cada trabalhador e oferecem maior flexibilidade para se adaptarem a quaisquer circunstâncias imprevistas.
Para criar e gerir planeamentos rotativos e organizar turnos, é necessário ter em conta vários fatores:
- As regras previstas na convenção coletiva para o setor de hotelaria e restauração, relativas a férias pagas, feriados, etc.;
- O número previsto de lugares em função dos níveis de ocupação e das horas de ponta;
- Os horários e dias de abertura a cobrir;
- As horas extraordinárias efetuadas e os dias de recuperação previstos;
- As restrições individuais e os dias de descanso de cada empregado.
Atenção: para uma correta gestão dos planeamentos do seu restaurante, é necessário cumprir a legislação laboral. As horas extraordinárias são uma ocorrência comum no setor da restauração, pelo que é necessário ter um cuidado redobrado para garantir que se mantém dentro do limite legal de horas de trabalho.
Recorde-se das regras legais quanto à jornada de trabalho: um trabalhador a tempo inteiro trabalha 8 horas por dia e 40 horas por semana, podendo chegar a 10 horas diárias incluindo horas extras. Além disso, os trabalhadores devem beneficiar de um intervalo de duração entre 1 a 2 horas após 5 horas de trabalho.
Os planeamentos do pessoal devem ser estruturados, equilibrados, equitativos e suficientemente flexíveis para fazer face às flutuações inerentes ao setor da restauração.
Pode atualizar os seus planeamentos semanalmente, quinzenalmente, mensalmente... O essencial é antecipar e informar o seu pessoal de quaisquer alterações com antecedência (pelo menos uma semana antes).
5 - Encontrar um software para gerir os seus planeamentos
Uma boa gestão dos planeamentos do seu restaurante é fundamental para garantir um serviço rápido e de qualidade aos seus clientes, evitar situações de stress e assegurar o bem-estar das equipas. Mesmo assim, esta tarefa pode revelar-se algo complexa e enfadonha de pôr em prática.
Por isso, é essencial recorrer a ferramentas digitais para otimizar a gestão do seu restaurante e poupar tempo.
Com o software de gestão de planeamento do pessoal, pode gerir facilmente os seus planeamentos, planear a distribuição das tarefas e a organização das faixas horárias. Com esta ferramenta de colaboração intuitiva, cada empregado pode colocar os pedidos de substituição, as férias ou as faltas em apenas alguns cliques, e será notificado em tempo real através de alertas.
Estes são alguns softwares de gestão de planeamento que pode utilizar enquanto responsável de restauração:
- Netresto
- Skello
- Agendrix
- Combo
Se não utilizar um software de gestão, pode criar o mapa de planeamento numa pasta de trabalho em Excel. Não se esqueça de imprimir este horário e de o afixar na sala para que todos os empregados o possam visualizar com facilidade.
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