Que sistema de reservas online precisa o seu restaurante e como escolhê-lo

O telefone não para de tocar no meio do caos das jantares. Um empregado tenta tirar um pedido numa mesa enquanto outro corre a atender, torcendo para que seja uma reserva e não um cancelamento. Essa cena tão típica tem os dias contados, e tudo graças à tecnologia. A gestão das reservas passou de uma caderneta de papel para algo completamente digital que determina se ganha dinheiro e se os seus clientes saem satisfeitos. Escolher bem entre os diferentes sistemas de reservas online não é uma simples questão técnica, é uma aposta-chave para o futuro do seu negócio. Se errar, terá mesas vazias e clientes zangados; se acertar, terá um motor silencioso que enche o seu restaurante e faz as pessoas voltar. Este guia está aqui para o ajudar a navegar neste mundo, a perceber o que precisa verdadeiramente e a tomar uma decisão com todas as cartas em cima da mesa para que o seu restaurante possa decolar.

Por que razão o seu restaurante já não pode permitir-se gerir as reservas à mão

Continuar com caderneta e caneta para as reservas no mundo de hoje é como tentar atravessar o oceano com um mapa de papel na era do GPS. É uma loucura. Está a perder imensas oportunidades e a arriscar-se desnecessariamente. O principal problema de o fazer à mão é que não é nada prático. Cada chamada é tempo que a sua equipa não está a dedicar às pessoas já sentadas. E cada erro a anotar um nome ou uma hora acaba por ser uma experiência péssima que, hoje mais do que nunca, se transforma numa crítica negativa na internet.

Sair destes problemas diários não é questão de trabalhar mais, mas de trabalhar com mais inteligência. É aqui que um bom programa de reservas se torna algo fundamental para que tudo funcione sem problemas, marcando um antes e um depois até se tornar no coração de todo o movimento. As pessoas podem reservar a qualquer hora, qualquer dia, sem que ninguém tenha de atender o telefone. Isto liberta a sua equipa e elimina os erros desnecessários. Mas não é só uma questão de comodidade, é de ter o controlo. Um sistema digital permite-lhe ver em tempo real quantas pessoas tem, para que possa tomar decisões no momento, organizar melhor as mesas e antecipar o trabalho para ajustar as compras ou o pessoal. Em resumo, deixa de apagar fogos e começa a liderar o seu negócio.

Os pontos-chave de um sistema de reservas que verdadeiramente impulsiona o seu negócio

Quando começa a analisar as diferentes plataformas de reservas, é fácil sentir-se sobrecarregado com uma lista interminável de funcionalidades. Mas sejamos honestos, nem todas são igualmente importantes. Um sistema que funciona verdadeiramente não é apenas um calendário bonito; é uma ferramenta completa pensada para o fazer ganhar mais dinheiro e ter um melhor relacionamento com os seus clientes. A chave está em procurar uma opção que assente em quatro pontos fundamentais.

O primeiro é uma gestão de mesas e disponibilidades verdadeiramente inteligente. E isto é muito mais do que bloquear uma mesa quando alguém reserva. Um bom programa permite-lhe desenhar a planta da sua sala, tirar o máximo partido de cada mesa e gerir automaticamente as listas de espera. A ideia é simples mas poderosa: encher cada lugar em cada serviço para não perder dinheiro por uma má organização. Depois está o poder de construir a sua própria base de dados de clientes. Cada pessoa que reserva está a dar-lhe ouro puro. Um bom sistema ajuda-o a guardar e organizar essa informação, apontando os seus gostos, quantas vezes vieram ou se têm alguma alergia. Esse tesouro é perfeito para lançar campanhas de marketing dirigidas, que criam lealdade e os fazem sentir únicos. Precisa também de ferramentas para combater as pessoas que reservam e não aparecem. Essas faltas são um enorme buraco no caixa. Por isso, o seu programa deve dar-lhe formas de as evitar, como lembretes automáticos por email ou SMS, pedir um cartão como garantia ou até cobrar antecipadamente em menus especiais. E por último, é vital que possa integrar-se com outros programas que já usa, como o seu POS. Ter tudo ligado poupa tempo, evita fazer o trabalho duas vezes e dá-lhe uma visão completa do negócio, desde a reserva até ao pagamento.

Como a tecnologia muda completamente a experiência dos seus clientes

Muitas vezes pensamos nas vantagens para o dia-a-dia do restaurante, mas onde mais se nota um bom sistema de reservas é na experiência do cliente. Hoje as pessoas esperam que reservar seja tão bom quanto a comida. E um bom sistema consegue isso. Torná-lo fácil é o primeiro passo. Que possam reservar a partir do telemóvel, a qualquer hora e de qualquer lugar, sem terem de esperar que abra, remove um obstáculo enorme. Um ecrã simples que mostra os lugares disponíveis e confirma a reserva imediatamente transmite uma imagem profissional e de confiança desde o primeiro segundo.

O nível seguinte é fazê-los sentir especiais. Imagine a cena: um cliente habitual reserva, e o sistema avisa os seus empregados de que é o seu aniversário ou de que gosta da mesa ao pé da janela. Esses pequenos detalhes, geridos automaticamente graças à base de dados, transformam um jantar normal numa memória para toda a vida. É o que diferencia um cliente satisfeito de um fã que o recomenda a toda a gente. Além disso, a comunicação fácil que o programa permite, como os lembretes ou os inquéritos para saber como correu tudo, faz o cliente sentir-se cuidado do início ao fim. Acabaram-se as dúvidas sobre se terão anotado correctamente a sua reserva. Essa tranquilidade é um plus que não tem preço e que ajuda a que voltem vezes sem conta.

Como implementar um sistema de reservas online sem dores de cabeça

A simples ideia de mudar algo tão importante como a gestão das reservas pode dar um certo receio. Mas fique descansado, fazendo-o passo a passo e com a empresa certa, a mudança pode ser mais fácil do que parece. O primeiro passo é parar para pensar bem no que verdadeiramente precisa. Nem todos os restaurantes são iguais. Tem vários turnos? Tem esplanada e sala interior? Precisa de gerir reservas de grupos ou eventos? É fundamental anotar tudo o que precisa obrigatoriamente antes de começar a pesquisar.

Quando já tem claro o que procura, é altura de comparar empresas. Peça uma demonstração personalizada para o seu restaurante e não hesite em perguntar sobre a instalação e o apoio técnico. Um bom parceiro tecnológico não se limita a vender-lhe um programa, mas acompanha-o durante todo o arranque. O momento da verdade é geralmente configurar as plantas, os turnos e as regras na plataforma. É o momento ideal para transferir toda a informação que tinha no seu sistema antigo, se possível.

O passo mais crítico é ensinar a sua equipa a utilizá-lo. Do responsável ao último empregado, todos têm de perceber como funciona a nova ferramenta e sentir-se à vontade com ela. Se a formação for boa, garante que tira o máximo partido desde o primeiro dia e evita que as pessoas não queiram usá-la. Por último, comunique-o aos seus clientes. Anuncie o seu novo sistema no site, nas redes sociais e no restaurante. Facilite aos seus clientes habituais o início da sua utilização, contando-lhes as vantagens. Uma mudança bem-sucedida é aquela que os seus clientes quase não notam, mas que muda completamente a eficiência do trabalho da sua equipa.

Entrar no mundo digital já não é uma opção para um restaurante, é o que diferencia os negócios que avançam. Escolher um sistema de reservas online é uma das decisões mais importantes que vai tomar nesta mudança. Não está a contratar um simples programa, está a escolher um parceiro tecnológico que perceba os seus problemas do dia-a-dia. No final, a ferramenta que escolher deve ser como mais um membro da equipa. Um que trabalha sem parar para encher as suas mesas, que o ajuda a conhecer melhor os seus clientes e que lhe dá a tranquilidade para se dedicar ao que verdadeiramente importa: criar momentos inesquecíveis à mesa.

Para saber mais

Se quiser aprofundar estes temas, pode consultar o trabalho de A. Del Río de 2012, intitulado TFC – Restaurante Toc Toc Memoria Final, que encontrará no repositório da Universitat Oberta de Catalunya. Também é muito útil o guia da Small Business Administration, Choosing the right online reservation system for your restaurant, disponível no seu site oficial, SBA.gov, com informação actualizada.